Brieven en kaartjes

OCMW Maldegem past verschillende goede praktijken toe in de brieven die het naar cliënten stuurt.

Op de brief die OCMW Maldegem stuurt om cliënten uit te nodigen voor de LAC-zitting, staat bovenaan een logo van de LAC in plaats van het logo van het OCMW. Dat heeft niet per se meer effect, maar het kan de moeite lonen om ermee te experimenteren. Het OCMW past die praktijk ook toe in de brief met het advies van de LAC. Die brief bevat ook:

• de vermelding dat de cliënt tussentijdse facturen moet betalen
• een kader met toegankelijke informatie over eerste hulp bij schulden

Bekijk ook

om cliënten uit te nodigen voor een LAC-zitting.

Rol duidelijk maken

OCMW Sint-Katelijne-Waver maakt in zijn brief aan cliënten duidelijk dat het OCMW er is om hen te helpen.

Dit schrijven ze:

Het is belangrijk dat wij met u een oplossing kunnen vinden. (…) Iedereen heeft recht op water. We willen dan ook vermijden dat u afgesloten wordt.

Boodschap voorzichtig formuleren

Met welke boodschap de LAC-medewerker van OCMW Boom mensen contacteert, kan verschillen van dossier tot dossier. Soms is het nodig om heel ‘voorzichtig’ te werk te gaan. In eerste instantie kan je bijvoorbeeld deze boodschap meegeven: ‘Als je hulp of ondersteuning kan gebruiken, kan je ons altijd contacteren.’ Eerder dan te schrijven: ‘Je hebt achterstallige facturen.’

LAC-sticker op enveloppe

Bij appartementen met één brievenbus gebruikt de medewerker van OCMW Lier een enveloppe met een sticker van de LAC in plaats van het logo van het OCMW. Mensen vinden het immers niet fijn dat anderen zien dat ze een brief van het OCMW krijgen.

Bekijk de enveloppe

Soms schrijft de medewerker – in de verf gezet met markeerstift – ‘dringend’ op de enveloppe.

Overzichtelijke communicatie

OCMW Boom onderzoekt hoe het twee verschillende brieven kan samengieten in één duidelijke brief. Zij sturen momenteel twee brieven: een officiële brief met de uitnodiging voor de LAC vanuit het onthaal en een tweede, meer persoonlijke, brief van de LAC-medewerker, waarin onder andere een huisbezoek aangekondigd wordt. Cliënten gaven aan dat twee brieven wat verwarrend is. Het OCMW houdt rekening met de feedback van zijn cliënten en bekijkt nu hoe het de twee brieven in één brief kan gieten, met bovendien aandacht voor laagdrempelig taalgebruik. 

Kaartje met persoonlijke boodschap

De medewerkers van OCMW Halle schrijven een persoonlijke boodschap op de kaartjes die ze in de bus steken.

Handgeschreven kaartjes lijken het meeste kans op succes te hebben om cliënten te bereiken. Enveloppes moeten opengemaakt worden, een extra drempel dus. Kaartjes ogen persoonlijker en veronderstellen betrokkenheid. OCMW Halle kiest voor een combinatie. Aan onderstaand kaartje voegen de maatschappelijk werkers de naam van de cliënt en een persoonlijke boodschap toe.

Persoonlijk kaartje OCMW Lier

De medewerker van OCMW Lier gebruikt verschillende methodes om te zorgen dat haar kaartjes effect hebben:

• Ze gebruikt zoveel mogelijk handgeschreven kaartjes.
• Ze spreekt mensen op het kaartje aan met hun voornaam.
• Ze ondertekent het kaartje persoonlijk met haar eigen naam.
• Ze heeft de voorkeur om een kaartje onder de deur te schuiven in plaats van in de brievenbus te steken.
• Ze schrijft het kaartje vanuit het perspectief ‘wat zou ik zelf opendoen en lezen?’.